Huishoudelijk Reglement

Ingaande 19 maart 1999 (artikel 01 t/m 33)

  • (2e wijziging ingaande 22 maart 2002)
  • (3e wijziging ingaande 26 maart 2004) (art.4a)
  • (4e wijziging ingaande 25 maart 2011 (art. 9 + 25)
  • (5e wijziging ingaande 30 maart 2012 (art. 3-17-17b-17c-30-31)
Algemeen
Artikel 1

Op vier augustus 1955 werd te Venlo opgericht de Spoorweg Sportvereniging Venlo, afgekort S.S.V. Venlo. Zij is gevestigd te Venlo.

Artikel 2

De kleuren van de vereniging zijn blauw en geel.

T.a.v. de leden
Artikel 3

De vereniging bestaat uit:

    1. Leden.
    2. Ereleden en leden van verdiensten.
    3. Buitenleden.
  • Lid kunnen worden :
    1. Alle werknemers van de Sociale Eenheid zoals door NS bepaald..
    2. Alle geregistreerde partners van genoemde werknemers.
    3. Alle kinderen van genoemde werknemers die nog geen 21 zijn.
    4. Buitenleden: Zijn die niet aan het gestelde criterium voldoen van art. 3 – b1,2,3.

Ereleden en leden van verdiensten zijn zij die overeenkomstig de bepaling van het HR zijn benoemd.

Artikel 4

Om lid te worden van de vereniging moet men zich schriftelijk aanmelden bij de ledenadministrateur d.m.v. een volledig ingevuld en ondertekend inschrijfformulier. Het bestuur neemt iedereen aan als lid die naar haar oordeel voldoet aan de eisen van het lidmaatschap, zoals die in de statuten staan omschreven.

Artikel 4a

Gezinsleden van een actieve / niet-actieve NS man/vrouw kunnen pas lid worden nadat de actieve / niet-actieve NS man/vrouw ook lid is of wordt van SSV.

Artikel 5

Ondersteunende leden zijn zij, die de vereniging met een geldelijke bijdrage steunen. Deze bijdrage is minimaal gelijk aan de basiscontributie S.S.V.

Artikel 6

Het erelidmaatschap kan door een besluit van de Algemene Ledenvergadering worden aangeboden aan leden , die zich naar het oordeel van het bestuur door bijzondere prestaties voor de vereniging verdienstelijk hebben gemaakt.

Artikel 7

Leden die zich naar het oordeel van het bestuur voor de vereniging verdienstelijk hebben gemaakt, kunnen door een besluit van de Algemene Ledenvergadering tot lid van verdiensten worden benoemd.

Artikel 8

Alle leden verbinden zich aan de vereniging als zodanig van kalenderjaar tot kalenderjaar. Bij opzegging alsmede bij ontzegging van het lidmaatschap, dient de contributie van het lopende kalenderjaar betaald te zijn of te worden.

T.a.v. het bestuur
Artikel 9

Het bestuur bestaat uit tenminste vijf personen : voorzitter, secretaris, penningmeester en twee overige leden. Alle bestuursleden moeten tenminste 18 jaar oud zijn, en worden gekozen uit en door leden voor een termijn van drie jaar. Na afloop van het termijn hebben zij het recht om zich weer herkiesbaar te stellen.

Artikel 10

Bij tussentijdse vacatures heeft het bestuur het recht maatregelen te nemen, om de opengevallen plaatsen tot aan de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering op te vullen.

Artikel 11

De voorzitter houdt toezicht op het gehele beheer en leidt zowel de Algemene Ledenvergadering, alsmede alle bestuursvergaderingen.
Hij kan alle van de vereniging uitgaande stukken mede ondertekenen indien hij dit verlangt.
Bij afwezigheid van de voorzitter neemt het langst zittende bestuurslid zijn functie waar.

Artikel 12

De secretaris is belast met het houden van de notulen van de Algemene Ledenvergadering en alle bestuursvergaderingen.Hij heeft het archief onder zijn beheer en verzorgt de correspondentie. In de Algemene Ledenvergadering geeft hij een overzicht van de gang van zaken in de vereniging, en draagt hij zorg voor het laten tekenen van de presentielijst.

Artikel 13

De penningmeester beheert de gelden van de vereniging. Hij draagt zorg voor het innen van alle S.S.V. toekomende gelden. Hij is voor zijn beheer persoonlijk aansprakelijk. Hij houdt nauwkeurig boek van alle ontvangsten en uitgaven. In de Algemene Ledenvergadering doet hij verslag van de financiële toestand van de vereniging. Hij draagt zorg voor het opstellen en indienen van een begroting die eerst door het bestuur is besproken en goedgekeurd en die aan de leden voor de Algemene Ledenvergadering ter inzage moet worden uitgereikt.

Artikel 13a

De ledenadministrateur draagt zorg voor de ledenlijst.

Artikel 14

Kandidaat bestuursleden dienen uiterlijk twee dagen voor datum Algemene Ledenvergadering hun kandidatuur schriftelijk bij de secretaris in te dienen.

Artikel 15

Wanneer de boeken van de penningmeester niet in orde worden bevonden, kan hij worden verplicht een eventueel tekort persoonlijk aan te zuiveren. Bij gebleken opzet wordt hij van zijn functie ontheven. De penningmeester dient voor zijn beheer te worden gedechargeerd door een besluit van de Algemene Ledenvergadering na een advies van de
Kas-controlecommissie.

T.a.v. beheer horeca
Artikel 16
  1. De beheerder horeca wordt voor bepaalde tijd door het bestuur benoemd.
  2. De beheerder is verantwoordelijk voor inkoop / omzet en het financieel beheer die deze functie met zich vereist.
  3. De beheerder is persoonlijk aansprakelijk binnen de beleidskaders die door het bestuur wordt vastgesteld. M.b.t. het financieel beheer vindt aansturing plaats door de penningmeester.
  4. De beheerder dient te worden dechargeert door het bestuur, na advies van de penningmeester m.b.t. het financieel beheer. Wanneer de boeken van de beheerder niet in orde worden bevonden kan hij of zij worden verplicht een eventueel tekort aan te zuiveren. Bij gebleken opzet wordt hij of zij uit zijn functie ontheven.
  5. De beheerder neemt op uitnodiging deel aan bestuursvergaderingen, maar is niet stemgerechtigd. Hij mag dus geen deel uitmaken van het bestuur.
T.a.v. afdelingen
Artikel 17

De vereniging is naar soort van sport / ontspanning in afdelingen verdeeld. Het is toegestaan dat een lid meer dan één tak van sport of ontspanning beoefent.

Artikel 17a

Deelname :

  • Alle leden kunnen deelnemen aan de verenigingsactiviteiten incl afdelingsactiviteiten. Voor dit laatste dient men eveneens lid te zijn van betreffende afdeling. Om lid te worden van afdeling gelden mogelijk aanvullende regels van de afdeling.
  • Introducés kunnen onder de hierna te noemen voorwaarden deelnemen aan de verenigingsactiviteiten incl afdelingsactiviteiten. Als de activiteit dit toelaat, door het bestuur te beslissen. Voor deelname aan afdelingsactiviteiten gelden dezelfde criteria.

Om als introducé toe gelaten te kunnen worden betaald de individuele introducé een jaarlijkse bijdrage die gelijk is aan de basis contributie van de vereniging. Daarnaast om deel te nemen aan de afdelingsactiviteiten dient de introducé een vaste bijdrage te betalen die gelijk is aan de afdelingscontributie. Dit laatste door de afdeling te beslissen. Het hoofdbestuur beslist over het maximaal aantal toe te laten introducés per activiteit / afdeling.

Artikel 17b

Stemrecht en bestuurssamenstelling:

De leden hebben stemrecht in de (algemene/afdelings-) vergadering.
Uitsluitend leden kunnen zitting hebben in het hoofd- en afdelingsbestuur. Voor het afdelingsbestuur geldt slechts dat de functies van voorzitter en penningmeester door leden worden bekleed. De bedoelde leden betreft in alle gevallen actieve of gepensioneerde werknemers van de Sociale Eenheid NS.
Leden worden dan ook voor vergaderingen uitgenodigd.

Artikel 17c

Buitenleden.

Buitenleden betreft uitsluitend werknemers, partners en kinderen tot 21 jaar van spoorweg gerelateerde bedrijven die SSV jaarlijks financieel ondersteunen.
Buitenleden hebben geen stemrecht.
Nadere invulling door bestuur SSV bepaald.

Artikel 18

Iedere afdeling is vrij in het maken van interne regelingen, voorzover deze niet in strijd zijn met de statuten en dit huishoudelijk reglement. Nieuwe regelingen als mede bestaande, dienen door het bestuur te zijn goedgekeurd. Iedere afdeling moet voor een contactpersoon zorgen die als vertegenwoordiger fungeert tussen afdeling en bestuur. Alle externe correspondentie die kan leiden tot verplichtingen van de vereniging dienen via de secretaris te lopen.

Artikel 18a
  1. Het kopiëren van SOFTWARE is ten strengste verboden.
  2. Een uitzondering vormt de PUBLIC DOMAIN software.
  3. Leden die zich schuldig maken aan het illegaal kopiëren en/of verspreiden hiervan, wordt onmiddellijk de toegang tot het verenigingsgebouw ontzegd, en kunnen als lid geroyeerd worden conform de statuten (art. 9.3).
Artikel 19 (vervallen ingaande 22 maart 2002)

Elke afdeling heeft recht op een jaarlijkse bijdrage (“sleutelgeld”) waarvan de grootte op de Algemene Ledenvergadering wordt vastgesteld. Deze bijdrage bestaat uit een bedrag vermenigvuldigd met het personenaantal van de afdeling conform art. 5 (statuten) genoemd.

Artikel 20
  1. Elke afdeling draagt zorg voor een actuele afdelingsledenlijst die tenminste vier weken voor de Algemene Ledenvergadering bij de ledenadministrateur in bezit moet zijn.
  2. Elke afdeling legt tenminste vier weken voor datum Algemene Ledenvergadering financiële verantwoording af aan het bestuur. De penningmeester van de vereniging heeft ten alle tijden het recht om het financiële beheer van de afdeling te toetsen. Bij opheffing van een afdeling komen de resterende baten de vereniging toe.
T.a.v. de kascontrolecommissie
Artikel 21

De Algemeen Ledenvergadering kiest uit haar midden drie stemgerechtigde (niet bestuur)-leden, om voor een termijn van drie jaar zitting te nemen in de kascontrolecommissie. Ieder jaar treedt minimaal een lid af, zijnde het langst zittende. Deze kascontrole dient door tenminste twee leden en in het bijzijn van de voorzitter uitgevoerd te worden.

Artikel 22

De kas-controlecommissie is verplicht tenminste één maal per jaar de kas en boekhouding van de vereniging te controleren. Dit dient tevens te geschieden bij tussentijds aftreden van de penningmeester. Van het resultaat van deze controle wordt verslag uitgebracht aan het bestuur, waarbij tevens wordt geadviseerd de penningmeester al dan niet te dechargeren.

T.a.v. vergaderingen
Artikel 23

Binnen de vereniging zijn drie soorten vergaderingen mogelijk :

  1. Algemene ledenvergaderingen.
  2. Bestuursvergaderingen.
  3. Overige vergaderingen.
Artikel 24

De Algemene Ledenvergaderingen vormt de hoogste macht in de vereniging. Deze dient eenmaal per kalenderjaar gehouden te worden, en wel in het 1e kalenderkwartaal.
De agenda van deze vergadering moet onder meer de volgende punten bevatten :

  1. De notulen van de laatste Algemene Ledenvergadering.
  2. Jaarverslag van de secretaris en alle onderafdelingen.
  3. Financieel jaarverslag van de vereniging door de penningmeester.
  4. Verslag van de kascontrolecommissie.
  5. Bestuursverkiezing.
  6. Begroting van het komende verenigingsjaar.
  7. Verkiezing lid kascontrolecommissie.
  8. Rondvraag.
Artikel 25

Samen met de uitnodiging voor de Algemene Ledenvergadering zal een agenda met de behandelde punten aan de leden worden bekendgemaakt. Deze bekendmaking dient tenminste 14 dagen voor de vergadering middels publicatie op de SSV Site en of publicatieborden in ’t Wonder geschieden.

Artikel 26

Tenminste eenmaal per drie maanden, doch bij voorkeur iedere maand worden bestuursvergaderingen gehouden. Tevens vinden bestuursvergaderingen plaats op verlangen van de voorzitter of tenminste twee bestuursleden. In dit laatste geval moet de vergadering binnen vier doch uiterlijk binnen zes weken plaats vinden. Een bestuursvergadering kan slechts plaatsvinden, wanner tenminste drie bestuursleden aanwezig zijn en blijven. Agenda, plaats en datum worden bepaald door de secretaris, zo nodig in overleg met de voorzitter.

T.a.v. de stemmingen
Artikel 27

De algemene ledenvergadering kan geen besluiten nemen, wanneer niet 10% van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn. In dat geval wordt binnen vier weken een nieuwe vergadering uitgeschreven die bevoegd is besluiten te nemen ongeacht het aantal aanwezige leden.

Artikel 28

Alleen de op de Algemene Ledenvergadering aanwezige leden, die de leeftijd van 18 jaar bereikt hebben, zijn stemgerechtigd.

Artikel 29

Niet geldig zijn :

  • Stembriefjes, die een persoon of voorstel niet voldoende aanduiden.
  • Stembriefjes, waarop meer namen of voorstellen voorkomen dan nodig is.
  • Ondertekende stembriefjes.
T.a.v. de inkomsten
Artikel 30

De geldmiddelen van de vereniging bestaan uit :

  1. Contributies .
  2. Bijdrage.
  3. Schenkingen en subsidies.
  4. Toevallige baten.
  5. Exploitatie van het verenigingsgebouw.
Artikel 31

De basiscontributie:

  1. De hoogte van de basiscontributie van de vereniging wordt voor leden en buitenleden door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld.
  2. Voor ere-leden en leden van verdiensten geldt een contributie vrijstelling.
  3. De afdelingscontributie wordt vastgesteld door het afd. bestuur met instemming van het hoofdbestuur.
Artikel 32

Wanneer door nalatigheid of wangedrag van een van de leden, geldboetes aan de vereniging worden opgelegd, heeft het bestuur het recht dit bedrag geheel of gedeeltelijk op het betreffende lid te verhalen.

Artikel 32a

De SSV Venlo kan door haar leden en/of gasten NIET AANPRAKELIJK WORDEN GESTELD voor defecten aan en/of vermissing van meegebrachte zaken.
Door aanvaarding van het lidmaatschap van de SSV confirmeert het lid zich aan dit artikel.

T.a.v. de mededelingen

Artikel 33

Het bestuur brengt zo nodig alle besluiten waartoe het volgens dit reglement gebonden is, ter kennis aan de leden.